سامانه قراردادها

سامانه قراردادها | کنترل هوشمند و جامع بر کلیه فرآیندهای قراردادی

راهکار یکپارچه برای ثبت، مدیریت، پایش و نظارت بر چرخه حیات قراردادهای سازمانی

در دنیای امروز، مدیریت اثربخش قراردادها یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌های موفقیت سازمان‌هاست؛ چه در نهادهای دولتی و عمومی، چه در شرکت‌های خصوصی و تجاری. حجم بالای قراردادهای منعقد شده، پیچیدگی‌های حقوقی و مالی، تغییرات مکرر در مفاد قراردادها و لزوم پیگیری اجرای دقیق تعهدات، همگی چالش‌هایی هستند که نیاز به یک سامانه هوشمند، دقیق و قابل اطمینان را به امری حیاتی تبدیل می‌کند.

سامانه قراردادهای “سامانه حساب مروارید” به عنوان بخشی از مجموعه نرم‌افزارهای یکپارچه مالی، راهکاری قدرتمند، امن و کارآمد برای پوشش کامل کلیه مراحل مربوط به قراردادها ارائه می‌دهد.

🎯 اهداف طراحی سامانه:

• مکانیزه کردن فرآیند انعقاد و اجرای قراردادها

• حذف خطاهای انسانی و افزایش دقت در نگهداری اطلاعات

• ایجاد شفافیت، پاسخ‌گویی و ردیابی‌پذیری

• تسهیل در کنترل بودجه‌ای و مدیریت مالی قراردادها

• ارائه ابزارهای پیشرفته برای گزارش‌گیری، تحلیل و تصمیم‌سازی

🛠️ امکانات و ویژگی‌های سامانه قراردادها

۱. ثبت جامع اطلاعات قرارداد

• نوع قرارداد (خرید، فروش، اجاره، پیمانکاری، خدمات، تأمین، مشاوره و…)

• شماره، تاریخ، مدت، مبلغ و نحوه تسویه قرارداد

• تعریف دقیق طرف قرارداد (اشخاص حقیقی/حقوقی، پیمانکاران، مشاوران و…)

• ثبت مفاد، شروط خاص، تعهدات دو طرف و پیوست‌ها

۲. مدیریت کامل چرخه حیات قرارداد

• ثبت و پیگیری اصلاحیه، الحاقیه، تمدید، فسخ، خاتمه و انتقال قرارداد

• مشاهده نسخه‌های مختلف قرارداد و تاریخچه تغییرات

۳. مدیریت پرداخت و تسویه

• اتصال به سامانه دریافت و پرداخت برای ثبت پرداخت‌های مرتبط

• ثبت پیش‌پرداخت‌ها، صورت‌وضعیت‌ها، ضمانت‌نامه‌ها و جرایم تأخیر

• هشدار سررسید پرداخت‌ها و تعهدات مالی

۴. اتصال به سامانه بودجه

• کنترل تعهدات بر مبنای ردیف بودجه تعریف شده

• جلوگیری از ثبت قرارداد بدون تخصیص اعتبار

۵. گزارش‌گیری پویا و تحلیلی

• گزارش بر اساس نوع قرارداد، تاریخ سررسید، مبلغ، وضعیت اجرا، پیمانکار و…

• گزارش وضعیت قراردادهای در حال اجرا، منقضی، خاتمه‌یافته یا معوق

• نمودارهای تحلیلی برای مدیریت عملکرد پیمانکاران یا تأمین‌کنندگان

۶. مدیریت مستندات قرارداد

• بارگذاری اسناد و مدارک (قرارداد اصلی، نامه‌نگاری‌ها، ضمانت‌نامه‌ها و…)

• جستجوی پیشرفته در بین اسناد و امکان دسته‌بندی آن‌ها

۷. یادآوری و هشدارها

• ارسال خودکار هشدار از طریق پنل، ایمیل یا پیامک برای سررسیدها

• اعلام زودهنگام تمدید یا فسخ قراردادها به واحدهای ذی‌ربط

۸. سطوح دسترسی و امنیت بالا

• کنترل کامل دسترسی کاربران به اطلاعات بر اساس سطح سازمانی

• ثبت و نگهداری لاگ فعالیت کاربران برای رعایت اصول حسابرسی و انضباط سازمانی

🔗 ارتباط یکپارچه با سایر سامانه‌های مروارید:

• سامانه بودجه: بررسی و کنترل اعتبار قراردادها

• سامانه دریافت و پرداخت: ثبت خودکار پرداخت‌های مرتبط

• حسابداری مالی: ایجاد سند حسابداری از رویدادهای مالی قرارداد

• سامانه اموال یا انبار: در صورت قراردادهای تحویل کالا یا تجهیزات

• سامانه گزارشات مدیریتی: استفاده از داده‌های قرارداد برای تصمیم‌گیری استراتژیک

✅ مزایای کلیدی برای سازمان‌ها:

🏛️ مناسب برای چه سازمان‌هایی؟

سامانه قراردادها برای استفاده در:

• سازمان‌های دولتی، شهرداری‌ها، دانشگاه‌ها و نهادهای عمومی

• شرکت‌های خصوصی تولیدی، خدماتی، پیمانکاری و صنعتی

• بیمارستان‌ها، بانک‌ها، مؤسسات آموزشی و مراکز تحقیقاتی